Waarom bureaucratie je bedrijf zal vernielen

Veel grote ondernemingen maken zichzelf van binnenuit kapot. Ze gaan gebukt onder een dikke laag bureaucratie die vernieuwing stelpt en de organisatie zo log als een olietanker maakt.

Maar waarom ontkomen grote ondernemingen niet aan dit fenomeen?

Van nul naar duizend

Dit is het verhaal van Kees. Kees die een productiebedrijf startte in zijn garage.

In zijn garage maakte hij vogelhuisjes. Veel werk, maar Kees had het naar zijn zin en stortte er al zijn tijd in. Al snel kreeg Kees te veel bestellingen om nog alleen aan te kunnen. Dag en nacht werken was slopend. Dus werd het tijd om op te schalen qua ruimte en qua mensen.

Niet veel later had Kees een kleine fabriek met 9 mensen in dienst. Alle 9 hadden ze echter hun privéproblemen, wensen en klachten. Kees kon al snel niet meer zelf vogelhuisjes maken en was volledig bezig met het aansturen van 9 mensen.

Laten we stellen dat alleen deze 9 mensen productief waren voor Kees. Ze waren direct betrokken bij het maken van de vogelhuisjes die geld moeten opleveren. Kees was dus zelf niet meer productief.

  • 90% van de mensen (inclusief Kees) was dus nog productief.

Nog wat later had Kees 99 mensen in dienst. 50 ervan maakten nog vogelhuisjes. Een deel was nodig om deze groep te managen.

Bovendien waren er nieuwe functies gecreëerd om alles in goede banen te leiden. Waaronder marketing, kwaliteit, logistiek, IT, administratie en communicatie. Deze afdelingen hadden overigens ook allemaal hun eigen managers nodig.

  • 50% van de mensen was toen nog productief.

Nu is Kees CEO van een beursgenoteerd bedrijf met 9.999 mensen in dienst. Van deze groep maken nog 1.000 mensen de vogelhuisjes. De rest is vooral nodig om nog meer te managen en te rapporteren.

  • 10% van de mensen is nu nog productief.

Wat gaat hier mis?

Bureaucratie en effectiviteit

Hoe groter een bedrijf, hoe minder effectief deze zal worden. Bureaucratie neemt toe:

Bureaucratie is het fenomeen dat een organisatie gekenmerkt wordt door een overvloed aan procedures en regels, verdeling van verantwoordelijkheid en een duidelijke hiërarchie.

Voor ondernemingen geldt:

De hoeveelheid bureaucratie is evenredig aan de hoeveelheid mensen die in een onderneming werken.

Kees had eerst direct contact met de mensen die zijn producten maakten. Naarmate zijn bedrijf groeide werd die afstand echter steeds groter. Diverse lagen met ieder hun eigen visie en doelen zitten er inmiddels tussen. De effectiviteit van de onderneming is daarmee drastisch gedaald.

Relatief weinig mensen doen nog echt nuttig werk in het bedrijf van Kees. Wat men in logge organisaties niet beseft is dat het bedrijf stopt met bestaan als de productieve mensen op de werkvloer ermee kappen. Die groep die waarschijnlijk ook nog het slechtst behandeld en betaald wordt….

Waarom is bureaucratie een probleem?

Toenemende bureaucratie en afnemende effectiviteit zijn een groot probleem voor ondernemingen.

Het zorgt onder andere voor:

  • Focus op korte termijn doelen.
  • Een vergadercultuur.
  • Het uitstellen en te laat nemen van belangrijke beslissingen.
  • Te veel focus op acute, onbelangrijke problemen.
  • De creatie van nutteloze extra functies.
  • Een trage reactie van de onderneming op nieuwe ontwikkelingen in de markt.
  • Afdelingen met eigen doelen (soms conflicterend aan elkaar).
En zo vergeet ik er nog een paar.

Het is daarom van belang om als onderneming vroegtijdig te herkennen dat dit een probleem is geworden.

Wat te doen?

Toenemende bureaucratie en afnemende effectiviteit kunnen op meerdere manieren bestreden worden. Dan is het van belang om te weten wat het doel van de onderneming is.

Voor alle ondernemingen over de hele wereld geldt maar een enkel helder en simpel doel:

Cash genereren door de verkoop van producten of het leveren van diensten.

Het liefst zoveel mogelijk tegen zo laag mogelijk kosten. Dit is het hoogste doel. De rest is allemaal bijzaak. Een hoger, meer nobel doel is er niet.

Je kunt in principe dus alles wegstrepen wat niet direct dit doel dient. De meeste ondernemingen zijn al snel geholpen door:

  • Voor afdelingen heldere overkoepelende doelen op te stellen die linken aan bovenstaande doel.
  • De productieve mensen in je onderneming belangrijk te maken en te belonen.
  • Meer te vertrouwen op werknemers, waardoor er minder gerapporteerd hoeft te worden.
  • Minder managers en tussenlagen.
Productieve mensen op de werkvloer dienen als enige groep direct het hoogste doel van een onderneming. Ze maken de vogelhuisjes die Kees een rijke CEO maken. Klanten en productieve mensen zijn beiden essentieel voor een onderneming.

Maak productieve mensen belangrijk en beloon ze voldoende. Je zult er veel plezier van hebben.

Daarnaast is vertrouwen in je werknemers zeer belangrijk. Vertrouw erop dat ze hun werk goed doen. Geef ze de ruimte om te groeien en soms een fout te maken. Dan hoef je minder te vergaderen, af te stemmen en te rapporteren. Tijd is geld en dat moet niet besteed worden aan onbelangrijke zaken.

Delegeren is regeren.

Conclusie

Als Kees geen vogelhuisjes meer maakt, komt er ook geen geld meer in het laatje. Geen geld in het laatje betekent einde onderneming van Kees.

Veel ondernemingen gaan gebukt onder veel bureaucratie. Het is de taak van het hoogste management om op tijd in te grijpen. Vroeg of laat gaat het een onderneming pijn doen, onder andere doordat:

  • Nieuwe, kleine en meer wendbare ondernemingen marktaandeel afpakken.
  • Je beste productieve mensen verdwijnen.
  • Afdelingen elkaar tegenwerken.
  • Subdoelen belangrijker zijn geworden dan het hoogste doel van de onderneming.
Zorg ervoor dat jouw onderneming daar niet onder gaat lijden. Door het snel te herkennen en erop te anticiperen, zal je onderneming het lang overleven.